2025-S4 Tiedonhallinnan lainsäädännön yhteensovittaminen

Suosituksen perustelu

Julkisen hallinnon tiedonhallinnassa huomioon otettavia säädöksiä on annettu eri aikoina. Tiedonhallintalakia säädettäessä otettiin huomioon yleisen tietosuoja-asetuksen keskeiset vaatimukset, ja näitä säädöksiä voi pitää keskenään yhteensovitettuina. Tiedonhallintaan liittyvää sääntelyä on edelleen myös muussa lainsäädännössä. Säännöksiä on erityislaeissa ja hallinnon yleislainsäädännössä, kuten arkistolaissa ja julkisuuslaissa. Niitä ei ole kattavasti yhteensovitettu tiedon elinkaaren alusta loppuun ja erityisesti arkistointia koskevat säädökset sekä määräykset ovat vanhoja. Myös teknologiset ratkaisut ovat kehittyneet voimakkaasti, mikä lisää lainsäädännön tarkastamisen tarvetta.
Valvonta- ja ohjaustehtävien jakautuminen useille eri viranomaisille on niin ikään omiaan aiheuttamaan vaikeuksia ohjaavan aineiston yhtenäisyydelle ja niiden soveltajille.

Suositus

Valtiovarainministeriö yhteistyössä Oikeusministeriön kanssa huolehtii, että julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö yhteensovitetaan ja sen valvonta- ja ohjausrakenteet selkeytetään

Suosituksen tarkennus

Säädökset edellyttävät muun muassa päällekkäisiä suunnittelu- ja arviointivelvollisuuksia, kuten tiedonhallintamallin käyttöä, vaikutusten arviointia ja riskien arviointia. Huomiota on kiinnitettävä myös lainsäädännön toimeenpanoon, sen soveltamisen ohjaamiseen ja soveltajien tukemiseen erilaisissa tulkintakysymyksissä. Käytännön soveltamisongelmia ovat aiheuttaneet muun muassa palvelujen tiedonhallinnan toteuttaminen ja pilvipalvelujen käyttö henkilötietojen käsittelyssä.

Tutkinta, jossa toistettu: ---

Toimenpiteet / perusteet

Lainsäädäntöä pyritään kehittämään resurssien sallimassa tahdissa.

Valtiovarainministeriön vastuulla on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain, tiedonhallintalain, valmistelu. Tämän lisäksi julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskevaa sääntelyä on muun muassa hallintolaissa (434/2003), viranomaisten julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) ja tietosuojasääntelyssä, joiden valmistelusta vastaa oikeusministeriö sekä arkistointia koskevassa sääntelyssä, jonka valmistelusta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Valtiovarainministeriö huomauttaa, ettei se voi vaikuttaa muiden ministeriöiden vastuulla olevien säädösten valmistelun toteuttamistapaan ja aikatauluun. Tämän vuoksi on ongelmallista, että suosituksessa vastuu yhteensovittamisesta on asetettu ensi sijassa valtiovarainministeriölle. Tiedonhallintalaki on valmisteltu yhteensopivaksi julkisuuslain kanssa. Tiedonhallintalain säännökset on yhteensovitettu suhteessa arkistolakiin, ja tiedonhallintalaissa tietoaineistojen arkistointiin liittyvät vaatimukset vastaavat voimassa olevassa arkistolaissa säädettyä.

Valtiovarainministeriö toteaa, että suosituksen 2025-S4 tarkoittamassa yhteensovittamisessa voisi olla kyse hallinnon yleissääntelyn arvioinnista. Se edellyttäisi keskustelua erityisesti oikeusministeriön kanssa. Erityissääntelyn osalta vastuu on kullakin sektoriministeriöllä. Valtiovarainministeriön asettama Digitalisaation ja tiedon liikkuvuuden esteiden purkamisen hanke sekä oikeusministeriön asettama Tietosuojalainsäädännön kokonaisuudistukseen liittyvät muutokset oikeusministeriön hallinnonalan lainsäädäntöön –hanke vastaavat osin suositukseen. Valtiovarainministeriössä suunnitteilla on ollut aloittaa tiedonhallintalain jälkiarviointityö, mutta arvioinnin aloittamisajankohtaa ei ole kiinnitetty. Mikäli lisäresursseja voidaan myöntää, niin toimenpiteitä voidaan edistää laajemmin. Yhteenvetona, valtiovarainministeriö ei kaikilta osin jaa esitettyä näkemystä lainsäädännön kehittämistarpeista.